Groepen

Naar aanleiding van de opgave voor je groep wordt de contactpersoon vóór de conferentie per mail geïnformeerd over de plaats die aan de groep is toegewezen. Het is aan de contactpersoon om de overige groepsleden te informeren over de aan de groep toegewezen plaats.

Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Vanaf dit jaar delen we groepen in op volgorde van definitief maken (‘inleveren’) van de volledige groepssamenstelling door de contactpersoon.

Vanaf 1 februari is het als contactpersoon mogelijk om je groep bij ons kenbaar te maken. Vanaf dat moment is het ook mogelijk om gelijk al groepsleden aan je groep toe te voegen. Wel is het noodzakelijk dat jouw groepsleden hiervoor eerst zelf een kampeerticket hebben gekocht.

Totdat de contactpersoon de groepssamenstelling definitief heeft gemaakt (heeft ‘ingeleverd’) (uiterlijk 19 april om 12.00 uur ’s middags) kan de groepssamenstelling worden gewijzigd. Wel mag je tot en met 9 mei je kwartiermakers wijzigen.

De kwartiermaker komt al op donderdagavond aan op het conferentieterrein en is verantwoordelijk voor de indeling van de toegewezen kampeerplek. Dit betekent dat zij al zo veel mogelijk kampeermiddelen meenemen en gaan opzetten. Op vrijdag wanneer de andere groepsleden arriveren, zorgen zij ervoor dat iedereen op de juiste plek komt te staan. Vanaf vrijdagmiddag 16.00 uur worden de plekken die op dat moment niet zijn opgevuld, vrijgegeven voor individuele kampeerders. Het is daarom aan te raden dat de kwartiermakers op donderdag de kampeermiddelen meenemen van de groepsleden die niet vóór vrijdagmiddag 16.00 uur kunnen arriveren.

Het maximum aantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt:

• 25-50 personen: 4 toegangsbewijzen;
• 51-75 personen: 7 toegangsbewijzen;
• 76-100 personen: 10 toegangsbewijzen;
• 101-150 personen: 15 toegangsbewijzen;
• 151-200 personen: 20 toegangsbewijzen.

Per toegangsbewijs kan 1 auto het terrein op; het is dus niet mogelijk om met meer auto’s te komen dan het aantal toegangsbewijzen dat je ontvangt. Kwartiermakers mogen hun gezinsleden meenemen.
Het is tot en met donderdag 9 mei mogelijk om de kwartiermakers in de groep aan te passen. Hierna zijn de opgegeven kwartiermakers definitief en kan dit niet meer worden gewijzigd.

Zolang de groepssamenstelling nog niet definitief is gemaakt (is ‘ingeleverd’) (uiterlijk 19 april 12.00) kan de contactpersoon de groepssamenstelling (online) wijzigen. Hierna is je groep definitief en is het niet meer mogelijk om je groepsopgave aan te passen.

Je kunt ook ter plekke geen extra personen meer laten aanschuiven bij je groep. De extra kampeerders krijgen ergens anders op het terrein een plek toegewezen. Wegens het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein is het helaas niet mogelijk om hierin flexibel te zijn. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Iedere kampeerder of medewerker die blijft kamperen moet zelf een kampeerticket kopen. Aanmelden voor het kamperen kan per persoon, maar je kunt ook jouw gezin en/of andere personen toevoegen aan je boeking. Je hoeft hierbij niet aan te geven bij welke groep je hoort. Zorg dat één iemand uit je groep zichzelf als contactpersoon grote groep aanmeldt en geef één ticketnummer uit de boeking door aan deze contactpersoon. Je vindt het ticketnummer op jouw gedownloade ticket, gelijk boven de QR-code. Ook geef je de soort en afmeting van jouw kampeermiddel(len) door, inclusief eventuele voortent of luifel.

Ja, dit is geen probleem. Geef één ticketnummer uit de boeking door aan beide contactpersonen. De contactpersoon van een groep kan per boeking aangeven welke personen die in de betreffende boeking zijn aangemeld, bij de groep horen.

Groepen van minder dan 25 personen kunnen zich niet als groep aanmelden. Als je bij elkaar wil staan, is het raadzaam om zo vroeg mogelijk te arriveren. Het terrein is vrijdag vanaf 09.00 uur toegankelijk. De velden worden gevuld op basis van de actuele beschikbaarheid, dus je kan alleen bij elkaar staan als je als groep tegelijk aankomt. Het lukt helaas niet om ruimte vrij te houden voor kampeerders die later arriveren. Zeker later op de dag kunnen wij niet garanderen dat er nog voldoende open plekken zijn om kampeerders als groep bij elkaar te plaatsen.
Let op: Je moment van aankomst heeft geen invloed op de kans dat je dichter bij het hoofdterrein kan kamperen.

De contactpersoon is voor ons het 1e aanspreekpunt van de groep. Per groep wijs je één persoon aan die zich als contactpersoon bij ons kenbaar maakt via de groepsregistratie. Deze contactpersoon krijgt toegang tot ons groepenportaal en kan hier vervolgens groepsleden en kampeermiddelen toevoegen aan de groep, levert de groepssamenstelling in en zorgt voor de registratie van de kwartiermakers van de groep. Verder is de contactpersoon ervoor verantwoordelijk dat alle groepsleden de benodigde informatie ontvangen.

Wanneer je jezelf aanmeldt als contactpersoon, ontvang je binnen een paar minuten een bevestigingsmail. Nadat je jouw e-mailadres hebt bevestigd, ontvang je een tweede mail waarin je toegang krijgt tot het groepenportaal. Als je je hebt aangemeld, maar geen bevestigingsmail hebt ontvangen, check dan eerst je spambox voordat je contact met ons opneemt.

Iedere groep stuurt een aantal kwartiermakers vooruit, die op donderdag 16 mei tussen 17.15 uur en 21.00 uur het terrein op kunnen om de toegewezen plaatsen definitief te reserveren. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers zo veel mogelijk kampeermiddelen voor de groep meenemen en opzetten. Kwartiermakers mogen enkele groepsleden meenemen, beperkt tot maximaal 1 auto per kwartiermaker.

Als een kwartiermaker ook medewerker is en op donderdagavond al aan de slag moet, dan is het toegestaan dat de medewerker op donderdag 16 mei al vanaf 10.00 uur de tenten voor zijn/haar groep op gaat zetten. Er kunnen dan geen niet-meewerkende groepsleden worden meegenomen.

Van de kwartiermakers wordt verwacht dat zij op vrijdag assisteren bij het toewijzen van de kampeerplaatsen aan de overige leden van de groep. Zij ontvangen hiervoor instructies van Opwekking op donderdagavond 16 mei om 21.00 uur bij de tent van de veldbeheerder van het betreffende veld (te herkennen aan de Opwekking vlag). Kwartiermakers die erop toezien dat de (veiligheids)richtlijnen voor het plaatsen van tenten en caravans worden nageleefd, dragen in grote mate bij aan een soepel verloop van de aankomst van de overige kampeergasten. Dit houdt o.a. in dat de tenten en caravans op de juiste manier worden geplaatst, dat er geen tenten/caravans geplaatst worden buiten het toegewezen deel van het kampeerveld en dat alle auto’s direct na het uitladen/afkoppelen naar het parkeerterrein worden gereden.

Voor de overige kampeerders uit de groep is het terrein op zijn vroegst vrijdag 17 mei vanaf 09.00 uur toegankelijk. Het is aan de contactpersoon om te zorgen dat alle groepsleden hiervan op de hoogte zijn.

Op vrijdag in de loop van de dag komen onze medewerkers bij je groepsplek langs om te inventariseren of er nog ruimte over is voor individuele kampeerders. De groep moet dan duidelijk kunnen aantonen voor wie eventueel nog plekken worden vrijgehouden. Na 16.00 uur worden de lege plekken vrijgegeven voor individuele kampeerders. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle kampeermiddelen al op donderdag hebben geplaatst. Let op: bij groepen die geen kwartiermakers vooruitsturen, worden de toegewezen plaatsen al op vrijdagochtend vrijgegeven voor andere kampeerders.

We begrijpen dat iedereen zo dicht mogelijk bij de programmaterreinen wil staan, maar dat is uiteraard niet mogelijk. Wel willen we je de mogelijkheid geven om een voorkeursveld aan ons door te geven. Dit doet de contactpersoon in het groepenportaal. Zodra de groep definitief gemaakt wordt, gaan wij de groep indelen. Mocht het voorkeursveld tegen die tijd vol blijken, dan proberen wij jullie in te delen op het dichtstbijzijnde kampeerveld. Uiteraard kunnen we niks garanderen.

Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Bij de aanmelding van de groep in het groepenportaal is het mogelijk om een veldvoorkeur op te geven waarmee wij rekening proberen te houden bij de indeling. Zodra een veld vol blijkt te zijn bij het afronden van jouw groepsaanmelding, kijken we automatisch naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld. We moedigen de contactpersoon daarom aan om de groepsaanmelding zo snel mogelijk definitief te maken. Let er hierbij wel op dat deze naderhand niet meer aangepast kan worden.

Wij doen ons best om aan je voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niets garanderen. Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

We willen graag zo veel mogelijk mensen welkom heten op het terrein, daarom is er beperkte ruimte per kampeerder beschikbaar. We rekenen met maximaal 2 meter per persoon.

De maximale diepte van het kampeermiddel mag niet meer dan 5 meter zijn. Daarnaast is het niet toegestaan om zowel een voortent als een luifel voor het kampeermiddel te plaatsen. Hierbij moet er dus een keuze gemaakt worden tussen of een voortent of een luifel.

Legertenten (of soortgelijke kampeermiddelen) zijn te diep voor een reguliere kampeerplek. Wanneer je voor bijvoorbeeld een jeugdgroep toch gebruik wil maken van een dergelijk kampeermiddel, kun je dat bij de groepsaanmelding aangeven. Wij houden er bij het indelen van de groepen rekening mee dat een dergelijk kampeermiddel aan het einde van een rij op een kampeerveld geplaatst moet kunnen worden.

Houd er wel rekening mee dat de voor de groep beschikbare ruimte is gebaseerd op 2m per persoon. Plaatsing van de legertent dient hier binnen te passen!