Groepen

De contactpersoon is voor ons het eerste aanspreekpunt van de groep. Per groep wijs je één persoon aan die zich als contactpersoon bij ons kenbaar maakt via de groepsregistratie. Deze contactpersoon krijgt toegang tot ons groepenportaal en kan hier vervolgens groepsleden en kampeermiddelen toevoegen aan de groep, levert de groepssamenstelling in en zorgt voor de registratie van de kwartiermakers van de groep. Verder is de contactpersoon ervoor verantwoordelijk dat alle groepsleden de benodigde informatie ontvangen. Op 1 februari meld jij jezelf aan als contactpersoon en meld je de grote groep aan. Hoe dit precies werkt, lees je in het stappenplan.

Wanneer je jezelf aanmeldt als contactpersoon, ontvang je binnen een paar minuten een bevestigingsmail. Nadat je jouw e-mailadres hebt bevestigd, ontvang je een tweede mail waarin je toegang krijgt tot het groepenportaal. Als je je hebt aangemeld, maar geen bevestigingsmail hebt ontvangen, check dan eerst je map ongewenste mail of in de spamfolder. Neem wanneer je de mail niet hebt gevonden, contact met ons op via het contactformulier.

Zodra jij als contactpersoon de groepssamenstelling in het groepenportaal hebt ingeleverd, gaan wij de groep een plek geven. Je hebt de mogelijkheid om in het groepenportaal een voorkeursveld op te geven. Dus: hoe eerder jij de groepssamenstelling hebt ingeleverd, hoe groter de kans dat je voorkeursveld nog niet vol is. Mocht het voorkeursveld inmiddels toch vol zijn, dan kijken we naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld.

We zullen op dinsdag 13 mei per mail met jou als contactpersoon communiceren op welke plek je groep is ingedeeld. Over de toegewezen plek wordt niet gecorrespondeerd. Gezien het grote aantal groepen hebben we niet de mogelijkheid om uitzonderingen op de toegewezen plek te maken. 

Grote groepen worden ingedeeld op volgorde van inleveren, dus hoe eerder een groep is ingeleverd, hoe groter de kans dat de groep op het opgegeven voorkeursveld kan worden geplaatst! Mocht het voorkeursveld inmiddels toch vol zijn, dan kijken we naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld.

De kwartiermaker komt al op woensdagavond aan op het conferentieterrein en is verantwoordelijk voor de indeling van de toegewezen kampeerplek. Dit betekent dat zij al zo veel mogelijk kampeermiddelen meenemen en gaan opzetten. Op donderdag wanneer de andere groepsleden arriveren, zorgen zij ervoor dat iedereen op de juiste plek komt te staan. Vanaf donderdagmiddag 16.00 uur worden de plekken die op dat moment niet zijn opgevuld, vrijgegeven voor individuele kampeerders. Het is daarom aan te raden dat de kwartiermakers op woensdag de kampeermiddelen meenemen van de groepsleden die niet vóór donderdagmiddag 16.00 uur kunnen arriveren.

Het maximumaantal toegangsbewijzen voor kwartiermakers dat je ontvangt, hangt af van de grootte van de groep. De verdeling is als volgt:

• 20-25 personen: 2 toegangsbewijzen
• 25-50 personen: 4 toegangsbewijzen;
• 51-75 personen: 7 toegangsbewijzen;
• 76-100 personen: 10 toegangsbewijzen;
• 101-150 personen: 15 toegangsbewijzen;
• 151-200 personen: 20 toegangsbewijzen.
• 200+ personen: in overleg

Wanneer een kampeerder kwartiermaker is, wordt dit automatisch op het kampeerticket vermeld.

Een kwartiermaker mag andere kampeerders, zoals huisgenoten, meenemen, mits deze in het bezit zijn van een geldig kampeerticket en deel uitmaken van een grote groep.

Per kwartiermaker wordt één voertuig toegelaten. Kampeerders die met de kwartiermaker meekomen, komen in hetzelfde voertuig aan als de kwartiermaker.

Zolang de groepssamenstelling nog niet definitief is gemaakt (is ingeleverd) kan de contactpersoon de groepssamenstelling (online) wijzigen in het groepenportaal. Wanneer je groep is ingeleverd, is je groep definitief. Dan is het niet meer mogelijk om je groepsopgave aan te passen.

Je kunt ook ter plekke geen extra personen laten aanschuiven bij je groep. De extra kampeerders krijgen ergens anders op het terrein een plek toegewezen. Wegens het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein is het helaas niet mogelijk om hierin flexibel te zijn. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Iedere kampeerder of medewerker die blijft kamperen koopt een kampeerticket. Aanmelden voor het kamperen kan per persoon, maar je kunt ook jouw gezin en/of andere personen toevoegen aan je boeking. Je hoeft hierbij niet aan te geven bij welke groep je hoort. Zorg dat één iemand uit je groep zichzelf als contactpersoon grote groep aanmeldt en geef één ticketnummer uit de boeking door aan deze contactpersoon. Je vindt het ticketnummer op de selfservicepagina, direct boven de QR-code. Ook geef je de soort en afmeting van jouw kampeermiddel(len) door, inclusief eventuele voortent of luifel.

Ja, dit is geen probleem. Geef één ticketnummer uit de boeking door aan beide contactpersonen. De contactpersoon van een groep kan per boeking aangeven welke personen die in de betreffende boeking zijn aangemeld, bij de groep horen.

Groepen van minder dan 20 personen kunnen zich niet als groep aanmelden. Als je bij elkaar wil staan, is het raadzaam om zo vroeg mogelijk te arriveren. Het terrein is donderdag vanaf 09.00 uur toegankelijk. De velden worden gevuld op basis van de actuele beschikbaarheid, dus je kan alleen bij elkaar staan als je als groep tegelijk aankomt. Het lukt helaas niet om ruimte vrij te houden voor kampeerders die later arriveren. Zeker later op de dag kunnen wij niet garanderen dat er nog voldoende open plekken zijn om kampeerders als groep bij elkaar te plaatsen.

Let op: Je moment van aankomst heeft geen invloed op de kans dat je dichter bij het hoofdterrein kan kamperen.

Iedere groep stuurt een aantal kwartiermakers vooruit, die op woensdag 28 mei tussen 17.15 uur en 21.00 uur het terrein op kunnen om de toegewezen plaatsen definitief te reserveren. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers zo veel mogelijk kampeermiddelen voor de groep meenemen en opzetten. Kwartiermakers mogen enkele groepsleden meenemen, beperkt tot maximaal één auto per kwartiermaker.

Als een kwartiermaker ook medewerker is en op woensdagavond al aan de slag moet, dan is het toegestaan dat de medewerker op woensdag 28 mei al vanaf 12.00 uur de tenten voor zijn/haar groep op gaat zetten. Er kunnen dan geen niet-meewerkende groepsleden worden meegenomen.

Van de kwartiermakers wordt verwacht dat zij op donderdag assisteren bij het toewijzen van de kampeerplaatsen aan de overige leden van de groep. Zij ontvangen hiervoor instructies van Opwekking op woensdagavond 28 mei (tijdstip volgt) bij de tent van de veldbeheerder van het betreffende veld (te herkennen aan de Opwekking vlag). Kwartiermakers die erop toezien dat de (veiligheids)richtlijnen voor het plaatsen van tenten en caravans worden nageleefd, dragen in grote mate bij aan een soepel verloop van de aankomst van de overige kampeergasten. Dit houdt o.a. in dat de tenten en caravans op de juiste manier worden geplaatst, dat er geen tenten/caravans geplaatst worden buiten het toegewezen deel van het kampeerveld en dat alle auto’s direct na het uitladen/afkoppelen naar het parkeerterrein worden gereden.

Voor de overige kampeerders uit de groep is het terrein op zijn vroegst donderdag 29 mei vanaf 09.00 uur toegankelijk. Het is aan de contactpersoon om te zorgen dat alle groepsleden hiervan op de hoogte zijn.

Op donderdag in de loop van de dag komen onze medewerkers bij je groepsplek langs om te inventariseren of er nog ruimte over is voor individuele kampeerders. De groep moet dan duidelijk kunnen aantonen voor wie eventueel nog plekken worden vrijgehouden. Na 16.00 uur worden de lege plekken vrijgegeven voor individuele kampeerders. Het heeft onze voorkeur dat de kwartiermakers alle kampeermiddelen al op woensdag hebben geplaatst.

Let op: bij groepen die geen kwartiermakers vooruitsturen, worden de toegewezen plaatsen al op donderdagochtend vrijgegeven voor andere kampeerders.

We begrijpen dat iedereen zo dicht mogelijk bij de programmaterreinen wil staan, maar dat is uiteraard niet mogelijk. Wel willen we je de mogelijkheid geven om een voorkeursveld aan ons door te geven. Dit doet de contactpersoon in het groepenportaal. Zodra de groep definitief gemaakt (‘ingeleverd’) wordt, gaan wij de groep indelen. Mocht het voorkeursveld tegen die tijd vol blijken, dan proberen wij jullie in te delen op het dichtstbijzijnde kampeerveld. Uiteraard kunnen we niks garanderen.

Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

Bij de aanmelding van de groep in het groepenportaal is het mogelijk om een veldvoorkeur op te geven waarmee wij rekening proberen te houden bij de indeling. Zodra een veld vol blijkt te zijn bij het afronden van jouw groepsaanmelding, kijken we automatisch naar het dichtstbijzijnde beschikbare veld. We moedigen de contactpersoon daarom aan om de groepsaanmelding zo snel mogelijk definitief te maken (‘in te leveren’). Let er hierbij wel op dat deze naderhand niet meer aangepast kan worden.

Wij doen ons best om aan je voorkeur te voldoen, maar we kunnen vooraf niets garanderen. Over de toegewezen plaats wordt niet gecorrespondeerd. Ook kunnen we geen uitzonderingen maken. Gezien het grote aantal kampeerders en de beperkte ruimte op het terrein, zijn de mogelijkheden om flexibel te zijn gering. We danken je bij voorbaat voor je begrip.

We zijn ontzettend blij om te zien dat er steeds meer mensen willen komen kamperen! Komend jaar houden we al rekening met 27.000 kampeerders, in plaats van de 25.000 van afgelopen jaar. Dit betekent echter wel dat we zorgvuldig moeten omgaan met de ruimte die we beschikbaar hebben. Daarom is het belangrijk om de volgende drie regels duidelijk te communiceren naar jouw groepsleden:    

1. Per individuele kampeerder rekenen we in principe met 1,85 meter kampeerruimte (lengte), ongeacht het soort kampeermiddel! In het uiterste geval is er 2 meter beschikbaar.  
2. De maximale toegestane breedte (inclusief eventuele voortent of luifel) van een kampeermiddel mag niet meer zijn dan 5 meter. Het is niet toegestaan om zowel een voortent als een luifel voor het kampeermiddel te plaatsen. Er moet dus een keuze gemaakt worden.  
3. Om te voorkomen dat je bij aankomst op het conferentieterrein voor onaangename verrassingen komt te staan, vragen we je bij de groepsaanmelding ook de kampeermiddelen en bijbehorende afmetingen (inclusief eventuele voortent of luifel) op te geven.   

Hoe ziet dit er concreet uit?

Als jouw groep bestaat uit 40 groepsleden, betekent dit dat jullie maximaal 80 meter kampeerruimte krijgen toegewezen. Dit gaat om de lengte van de kampeermiddelen. De breedte blijft altijd 5 meter. Ga daarom slim om met de ruimte die jullie hebben, om zo optimaal gebruik te maken van de toegewezen plek.

Op de afbeelding hierboven zie je een voorbeeld van hoe je dit zou kunnen doen. Door een klein tentje vóór een caravan zonder voortent/luifel te plaatsen, bespaar je ruimte. Heb je een groepslid dat met een groot kampeermiddel de 2 meter per persoon-regel overschrijdt, dan kan je dit bijvoorbeeld op deze manier compenseren. 

Legertenten (of soortgelijke kampeermiddelen) zijn te diep voor een reguliere kampeerplek. Wanneer je voor bijvoorbeeld een jeugdgroep toch gebruik wilt maken van een dergelijk kampeermiddel, kan de contactpersoon van je grote groep dat bij de groepsaanmelding aangeven.

Wij houden er bij het indelen van de groepen rekening mee dat een dergelijk kampeermiddel aan het einde van een doodlopend laantje geplaatst moet kunnen worden.

Houd er wel rekening mee dat de voor de groep beschikbare ruimte is gebaseerd op de maximale ruimte per persoon. Plaatsing van de legertent dient hierbinnen te passen!